Xuất hoá đơn VAT
Theo Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP (và hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, Nghị định 125/2020/NĐ-CP)
🧾 I. Trích lục quy định pháp luật liên quan
Theo Điều 9, Nghị định 123/2020/NĐ-CP (và hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC, Nghị định 125/2020/NĐ-CP):
“Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hoá đơn điện tử khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho người mua, kể cả khi chưa thu được tiền, chậm nhất là trong ngày phát sinh nghĩa vụ thuế.”
Nếu không thực hiện đúng:
Doanh nghiệp xuất hoá đơn chậm sẽ bị xử phạt từ 4.000.000 đến 8.000.000 đồng (theo khoản 3 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP).
Trường hợp đặc biệt có thể bị ấn định doanh thu hoặc truy thu thuế nếu có dấu hiệu né tránh nghĩa vụ xuất hoá đơn.
👉 Vì vậy, việc thiết lập xuất hoá đơn tự động trong ngày giao dịch thanh toán về tài khoản doanh nghiệp là bắt buộc để tránh bị phạt thuế.
⚙️ II. Mục tiêu hệ thống
Mục tiêu của hệ thống:
Tự động hoá hoàn toàn quy trình xuất hoá đơn khi có giao dịch thanh toán về.
Linh hoạt theo từng loại mô hình kinh doanh (bán hàng, dịch vụ, cho thuê, học phí, nạp tiền, đại lý, v.v.).
Đảm bảo xuất hoá đơn trong ngày kể cả khi khách hàng chưa gửi đủ thông tin, nhờ cơ chế “hoá đơn tạm” hoặc “tự động xuất theo cấu hình”.
Giảm rủi ro sai phạm thuế và đảm bảo hồ sơ kế toán nhất quán.
🧩 III. Thiết lập cấu hình hệ thống
1️⃣ Màn hình cấu hình “Tự động xuất hoá đơn theo tài khoản nhận tiền”
Giao diện gồm các phần chính:
Nhóm cấu hình
Mô tả
Tuỳ chọn/Trường nhập
1. Tài khoản ngân hàng nhận thanh toán
Chọn tài khoản áp dụng quy tắc
Dropdown chọn tài khoản doanh nghiệp
2. Nguồn giao dịch áp dụng
Giao dịch VietQR, API, hoặc thu tiền mặt
Checkbox đa lựa chọn
3. Thời điểm xuất hoá đơn
Xác định khi nào hoá đơn được tự động xuất
- Ngay khi nhận tiền- Cuối ngày 23:00- Sau X phút không có phản hồi từ khách
4. Quy tắc xuất hoá đơn mặc định
Trong trường hợp khách chưa cung cấp thông tin
- Sử dụng thông tin doanh nghiệp mặc định- Dùng mẫu “Khách lẻ” hoặc “Không có MST”
5. Danh mục sản phẩm/dịch vụ mặc định
Sản phẩm gán tự động khi không có chi tiết đơn hàng
Dropdown chọn sản phẩm từ danh mục (VD: “Thanh toán dịch vụ VietQR Business”)
6. Chính sách xử lý ngoại lệ
Trường hợp số tiền thanh toán không khớp
- Cảnh báo và chờ xác nhận thủ công- Tự động điều chỉnh theo cấu hình
7. Ký số & phát hành hóa đơn
Tự động gửi HSM để ký hóa đơn
Toggle bật/tắt “Ký số tự động”
8. Gửi hóa đơn cho khách hàng
Cấu hình gửi email/Zalo/Telegram
- Checkbox “Gửi hóa đơn tự động cho khách hàng”- Trường nhập mẫu tin nhắn
9. Nhật ký hoạt động
Lưu lại log xuất hóa đơn
Danh sách giao dịch + trạng thái hóa đơn
🖥️ IV. Giao diện (UI)
Phần A. Tổng quan cấu hình
┌────────────────────────────────────────────────────┐
│ Cấu hình xuất hoá đơn tự động │
├────────────────────────────────────────────────────┤
│ [Chọn tài khoản nhận tiền] ▼ │
│ [□] Áp dụng cho giao dịch VietQR │
│ [□] Áp dụng cho giao dịch API │
│ [□] Áp dụng cho thanh toán tiền mặt │
├────────────────────────────────────────────────────┤
│ Thời điểm xuất hoá đơn: [Ngay khi nhận tiền ▼] │
│ Nếu sau 60 phút không có phản hồi, tự động xuất │
├────────────────────────────────────────────────────┤
│ Sản phẩm mặc định: [Gói VietQR Business ▼] │
│ Thông tin hoá đơn mặc định: [Khách lẻ - không MST] │
├────────────────────────────────────────────────────┤
│ [✔] Tự động ký số & phát hành │
│ [✔] Gửi hóa đơn qua email/Zalo cho khách │
├────────────────────────────────────────────────────┤
│ [Lưu cấu hình] [Kiểm tra hoạt động] │
└────────────────────────────────────────────────────┘Phần B. Nhật ký hoạt động
┌──────────────────────────────────────────────────────┐
│ NHẬT KÝ XUẤT HÓA ĐƠN TỰ ĐỘNG │
├──────────────────────────────────────────────────────┤
│ 2025-10-05 | 09:22 | MB | 1.100.000đ | ĐÃ XUẤT |
│ 2025-10-05 | 10:01 | BIDV | 550.000đ | CHỜ KHÁCH |
│ 2025-10-05 | 10:15 | MB | 220.000đ | ĐÃ KÝ SỐ │
└──────────────────────────────────────────────────────┘🔄 V. Cơ chế hoạt động tổng quát
Nhận giao dịch → xác thực nguồn tiền → phân luồng theo tài khoản.
Áp dụng cấu hình xuất hoá đơn tương ứng:
Nếu có thông tin khách hàng: xuất hoá đơn đầy đủ.
Nếu không có: dùng cấu hình mặc định (hoặc mẫu “Khách lẻ”).
Tự động gửi yêu cầu ký HSM → phát hành → gửi khách hàng.
Lưu lại log (thời gian, người ký, trạng thái gửi, mã tra cứu).
✅ VI. Lợi ích
Đảm bảo tuân thủ Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Giảm rủi ro phạt thuế do chậm xuất hóa đơn.
Tăng tốc quy trình kế toán và minh bạch dòng tiền.
Phù hợp cho nhiều mô hình kinh doanh: bán hàng, đại lý, thuê dịch vụ, học phí, vending, QR Box, PayBox, VoiceBox, v.v.
Last updated